הורדת נפחים במצגות Powerpoint

Powerpoint, תוכנת המצגות של מיקרוסופט, היא ידידותית לשימוש. היא מאפשרת ליצור מצגות נאות בקלות רבה. אך יש ל-Powerpoint מספר חסרונות. אחד הגדולים שבהם הוא הנפח אליו יכולות להגיע המצגות. כל מי שניסה פעם ליצור מצגת Powerpoint הכוללת מספר תמונות, יודע שמצגת כזאת יכולה, לעתים, להתנפח למימדי ענק. לדוגמה, יצרתי מצגת הכוללת 41 תמונות ששוקלות ביחד, לפני ששובצו במצגת, 2 וחצי מ"ב. בכל אחת מהתמונות ביצעתי 'העתק והדבק' מ-Photoshop אל Powerpoint, והתוצאה הייתה שנפחה של המצגת הסופית הגיע ל-117 מ"ב! לא קל לנייד קובץ בנפח, וברור שאי אפשר להפיץ אותו בדואר אלקטרוני כמות שהוא. אין הצדקה להשאיר את קובץ ה-Powerpoint בסדר גודל כזה ויש להקטין את הנפח שלו.

כשמעתיקים ומדביקים תמונות מתוכנה אחרת ל-Powerpoint, יוצרת Powerpoint אובייקט OLE (Object Linking and Embedding) הכולל תמונת WMF (Windows Metafile) של התמונה שהדבקנו בה. Powerpoint אינה מסוגלת לדחוס תמונות בפורמט WMF, ולכן העתקה והדבקה של תמונות למצגת Powerpoint היא דרך בדוקה להפוך את קובץ המצגת לקובץ במימדים מפלצתיים.

אך גם כשמוסיפים תמונות למצגת Powerpoint על ידי בחירה בהוספה -> תמונה -> מקובץ, הן נשמרות בפורמט בזבזני למדי. כך לדוגמה, אם משאירים את שולי התמונה מחוץ לשטח התצוגה, השוליים הלא מנוצלים הם עדיין חלק מהקובץ והם עדיין תופסים מקום. אם התמונה היא ברזולוציה גבוהה, הפרטים שבה נותרים גם אם התמונה מוקטנת מאוד בתוכנת Powerpoint.

יש מספר סיבות לכך שקבצי Powerpoint עשויים להתנפח. בין היתר, ישנן שתי הגדרות ב-Powerpoint הקבועות כברירת מחדל, שמומלץ לשנותן כדי להקטין את נפח המצגות ואת כמות הזיכרון שצורכת התוכנה. האחת היא אפשרות 'שמירה מהירה' המוגדרת כברירת מחדל.
בחרו בתפריט כלים -> אפשרויות ובחרו בלשונית 'שמירה'. בטלו את הסימון במשבצת הסימון 'אפשר שמירה מהירה', ועל ידי כך תמנעו מ-Powerpoint את הצורך לשמור נתונים עודפים בקובץ המצגת בכל פעם שאתם שומרים את הקובץ.
האפשרות השנייה שכדאי לשנות את הגדרתה היא ה'מספר המרבי של פעולות ביטול'.
בחרו בלשונית 'עריכה' והקטינו את הגדרת 'מספר מרבי של פעולות ביטול' מ-20 שהיא ברירת המחדל למספר הגיוני יותר, בין 5 ל-10.

אפשר להשתמש ביישום ייעודי לדחיסת מצגות Powerpoint. ישנם כמה יישומים כאלה, ואחד מהם הוא PowerShrink התומך ב-Powerpoint בגירסאות 97, 2000, XP ו-2003 תחת חלונות 98, Me, NT, 2000, XP וויסטה. PowerShrink מוצעת במחיר של 35$ ברישיון למחשב בודד (ברשיונות למחשבים מרובים מחירה צונח עד 17$ ליחידה). גירסת ההדגמה ניתנת להורדה בחינם כקובץ השוקל 1.5 מ"ב והיא פועלת 20 פעמים ללא תשלום.

מימשק התוכנה פשוט וברור. בעזרת כפתור Open פותחים את המצגת אותה רוצים לדחוס, בקובץ PPT או PPS. אפשר גם לפתוח מצגות מרובות לדחיסה בבת אחת. הקלקה על כפתור Shrink מבצעת עבורנו את העבודה ודוחסת את המצגת. מומלץ, לפני כן, להקליק על כפתור Settings על מנת לקבוע את הגדרות התוכנה.
הדחיסה הממוצעת ב-PowerShrink דוחסת את קובץ ה-Powerpoint בשיעור של 62 אחוזים. עם זאת, הדחיסה יכולה להגיע לשיעור של 98 עד 99 אחוזים, כפי שקרה לקובץ המצגת שלי, שהיה בתחילה בנפח של 117 מ"ב ובסיום התהליך הגיע לנפח של 1.69 מ"ב (במצב Extra Shrink), 2.23 מ"ב (במצב Normal Shrink) ו-2.53 מ"ב (במצב High Quality Shrink).
אם משובצים במצגת קבצי Word או Excel, הניתנים לעריכה, PowerShrink שואלת לפני הדחיסה "Flatten embedded documents?" (כלומר 'האם לשטח את הקבצים המשובצים במצגת?'). תשובה שלילית משאירה את הקבצים המשובצים ללא שינוי, וקובץ המצגת הסופי יהיה גדול יותר. תשובה חיובית דוחסת את הקבצים המשובצים ביחד עם המצגת כולה, משטחת אותם וממירה אותם לתמונות, כך שהיכולת לערוך אותם הולכת לאיבוד, אך נפחו של קובץ המצגת קטן יותר.
אם המצגת כוללת קבצי וידאו (כמו קבצי AVI או MPG) וסאונד (כמו קבצי WAV או MP3), יש לסמן את משבצת הסימון 'Keep Sounds' ו-'Keep Videos' בחלון Settings בלשונית Shrink, על מנת להבטיח שהתוכנה לא תשטח את קבצי הווידאו והסאונד.